Le transfert du siège social, une démarche essentielle, doit respecter des règles précises. Le Guichet unique simplifie cette procédure en centralisant toutes les formalités administratives. Suivre chaque étape avec rigueur garantit une transition conforme à la législation, évitant retards et complications. Ce guide détaille comment utiliser la plateforme officielle pour réussir ce changement en toute sérénité et transparence.
Guide étape par étape pour transférer le siège social d’une entreprise via le Guichet Unique
Depuis le 1er janvier 2025, toutes les entreprises françaises sont tenues d’effectuer la déclaration de transfert de siège social exclusivement en ligne via le Guichet Unique, la plateforme officielle gérée par l’INPI. Vous trouverez plus d’informations sur cette page : https://www.contract-factory.com/blog/guichet-unique-transfert-siege-social. Cette obligation facilite le suivi administratif et garantit la conformité avec les exigences légales.
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La procédure exige une modification des statuts pour indiquer la nouvelle adresse. Selon la forme de la société (SAS, SARL, SA, SCI), la décision peut relever du président, du gérant, du conseil d’administration ou d’une assemblée générale. Le respect du délai d’un mois pour déclarer le changement est impératif, sous peine de sanctions. Quand la modification touche à des points statutaires, un vote formel doit être acté et consigné par un procès-verbal.
Pour constituer le dossier, prévoyez impérativement : un procès-verbal de décision, les statuts actualisés, un justificatif d’occupation du nouveau local et l’attestation de parution d’une annonce légale. Certaines situations nécessitent également la liste des précédentes adresses du siège depuis l’immatriculation.
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Procédure détaillée pour le transfert : de la prise de décision à la déclaration en ligne
Décision et procès-verbal : modalités de décision selon la forme juridique, rédaction du PV attestant du transfert
La première étape consiste à rassembler les associés ou actionnaires pour approuver le transfert du siège social. Selon la forme de la société (SARL, SAS, SA, SCI…), le processus diffère : décision par gérance, assemblée générale ou conseil, à la majorité prévue dans les statuts. Si les règles ne sont pas définies, l’unanimité s’impose. Cette décision doit faire l’objet d’un procès-verbal précis, daté et signé, pouvant exiger la convocation préalable des membres.
Mise à jour des statuts et préparation des justificatifs
Une fois la décision prise, il faut mettre à jour les statuts pour la nouvelle adresse. Préparez : procès-verbal, statuts modifiés, preuve d’occupation du local (bail, titre de propriété, attestation hébergement), justificatif de publication d’annonce légale, et liste des anciennes adresses pour un transfert de tribunal.
Publication de l’annonce légale
Selon le ressort du tribunal, une ou deux publications sont requises. L’annonce doit indiquer l’ancienne et la nouvelle adresse, les informations sur la société, l’identité des dirigeants ainsi que le numéro d’immatriculation.
Déclaration sur le Guichet Unique
Connectez-vous au Guichet unique (INPI) : créez ou utilisez votre compte, remplissez le formulaire, déposez chaque pièce justificative. L’authentification peut s’effectuer par signature électronique ou FranceConnect+.
Suivi du dossier et notification aux organismes
Le suivi s’effectue depuis le tableau de bord de la plateforme : vous y vérifiez l’état d’avancement, la complétude des formalités gratuites (ou payantes), et recevez notifications d’actualisation. Les organismes publics reçoivent directement l’information (RCS, INSEE, URSSAF).
Points clés pratiques, coûts, assistance et gestion post-transfert
Détail des frais, délais usuels, erreurs fréquentes et moyens de paiement sécurisés
Pour le transfert d’un siège social via le Guichet Unique, la démarche reste principalement en ligne et les frais sont limités : le paiement concerne la publication de l’annonce légale et, éventuellement, une actualisation du registre. Ces montants s’acquittent directement par carte bancaire sécurisée ou via un compte INPI (pratique pour les mandataires réguliers). En 2025, le délai habituel pour l’enregistrement d’une modification oscille entre quelques jours et deux semaines selon la complétude du dossier et la réactivité des organismes. Les erreurs fréquentes portent sur l’oublie d’un justificatif de jouissance des locaux ou une publication incomplète dans un journal habilité, ce qui retarde la procédure.
Outils d’assistance et contacts utiles
INPI Direct propose un accompagnement téléphonique, et le portail intègre une FAQ, des modèles et des guides détaillés. En cas de difficulté technique lors de la déclaration, un formulaire de contact dédié assure un suivi réactif. Les mandataires disposent de modèles de pouvoirs à transmettre pour agir au nom du déclarant.
Incidences post-transfert
Dès validation, la mise à jour du Kbis s’opère. Il devient impératif de notifier le changement d’adresse à l’URSSAF, à l’INSEE et aux partenaires commerciaux. Une veille régulière du tableau de bord Guichet Unique facilite le suivi administratif, assurant conformité et continuité de gestion.
